COVID-19-pandemia muutti tapaamme elää, työskennellä ja kommunikoida. Vaikka asiat ovat palanneet normaaliksi, jotkut yritykset ovat päättäneet säilyttää etätyömuodon. Jopa meidän web-suunnittelutoimisto Raleighissa on ottanut käyttöön etätyöympäristön – ja me menestymme. Siksi jaamme suosikki etätyötyökalumme tiimeille, jotka ovat muuttaneet peliä.
Etäekosysteemin luominen
Jos suurin osa yrityksestäsi on offline-tilassa tai kasvokkain, sinun on varmistettava, että sinulla on infrastruktuuri, joka helpottaa verkkotoimintoja ja viestintää sekä tiimisi että asiakkaidesi kanssa. Yritykset, jotka eivät ole valmistautuneet ylläpitämään etätyöryhmää, saattavat huomata, että niiden tuottavuus on laskemassa, kun taas kyberhyökkäysten ja tietomurtojen riski kasvaa. Nämä ovat parhaita etätyötyökaluja, jotka pitävät tiimisi motivoituneena ja tietosi turvassa!
Luotettava tietokone
Ei ole yllättävää, että listamme ykkönen on tietokone! Useimmat yritykset luottavat tietokoneisiin tehdäkseen työnsä. Kuvittele, että yrität lopettaa työt tai ladata suuria tiedostoja vanhentuneeseen kannettavaan tietokoneeseen. Jos työpaikkasi on siirtymässä kotityöympäristöön, tarvitset toimivan kannettavan tai pöytätietokoneen. Varmista, että yrityksesi toimittaa laite, jotta voit ylläpitää tuottavuuttasi. Tai jos se ei ole vaihtoehto, tee sijoitus luotettavaan kannettavaan tietokoneeseen tai pöytäkoneeseen.
Kun tarkistat, pystyykö tietokoneesi käsittelemään etätyötehtäviäsi, tarkista seuraavat laitteesi ominaisuudet:
RAM
Tietokoneen käyttömuisti (RAM) on yksi tärkeimmistä tekijöistä määritettäessä järjestelmän suorituskykyä. RAM antaa sovelluksille paikan asua. Useimmat normaalit työtoiminnot voidaan suorittaa helposti 4 Gt RAM-muistilla; Kuitenkin, jos käytät paljon suunnitteluohjelmia ja tilaa vieviä ohjelmistoja, sinun kannattaa harkita laitetta, jossa on vähintään 16 Gt RAM-muistia. Yleisesti ottaen mitä nopeampi RAM, sitä nopeampi käsittelynopeus – mikä parantaa tuottavuutta.
Prosessointiteho
Gigahertsi tai lyhennettynä GHz on prosessointiyksikkö, joka mittaa, kuinka kauan tehtävän suorittaminen kestää. Korkeampi GHz tarkoittaa nopeampaa prosessoria. Perussähköpostin lähettämiseen ja selaamiseen 2,4 GHz – 3,0 GHz pitäisi riittää. Jos työskentelet useiden ohjelmien kanssa, kannattaa harkita 4,0 GHz:n taajuutta.
Varastointi
Kiintolevyn koon tulisi myös olla yksi tekijä, kun etsit työhösi täydellisen tietokoneen. Pöytäkoneen tai kannettavan tietokoneen, jossa on vähintään 500 Gt:n SSD- tai SSD-asema, pitäisi riittää. Jos kuitenkin käsittelet suuria tiedostoja ja tarvitset lisää tallennustilaa, sinun kannattaa harkita 1 Tt tai 2 Tt.
Nopea Internet-yhteys
Haluat myös varmistaa, että Internet-yhteytesi on vakaa. Yrityksen hoitaminen verkossa tarkoittaa loppujen lopuksi, että sinun on todella oltava verkossa, ja viimeinen asia, jonka haluat, on yhteyden katkaiseminen juuri ennen videoneuvottelupuhelua asiakkaan tai tiimisi kanssa tai sen aikana tai täplällinen yhteys täyttääksesi 30 vuotta. minuutin tehtävä 2 tunnin tehtäväksi. Voit parantaa yhteytesi luotettavuutta ja nopeutta kokeilemalla näitä ohjeita:
- Varmista, että reitittimesi sijaitsee keskeisellä paikalla tai että sinulla on signaalinjatkolaite varmistaaksesi, että olet yhteydessä kotitoimistosi sijaintiin riippumatta.
- Minimoi laitteen käyttö työskennellessäsi. Jos useita laitteita on online-tilassa samanaikaisesti, se voi hidastaa nopeuttasi.
- Päivitä Internet-suunnitelmasi tarvittaessa nopeampaan nopeuteen.
Viestintäjärjestelmät
Vaikka sinä ja tiimisi olette erillään, se ei tarkoita, ettetkö voisi kokoontua yhteen kokouksiin tai et voisi istua asiakkaiden kanssa kasvokkain. Asenna online-puhelin- ja videoneuvottelujärjestelmä, esim 8×8 tai RingCentral, koska ne tarjoavat mobiilikäytettävyyden ja näytön jakamisen. Tällä tavalla kaikki voivat olla yhteydessä keskusteluun missä tahansa he ovatkin.
Jos haluat edullisemman reitin, käytettävissä on myös videoneuvottelualustoja, kuten Zoom tai Google Meet.
Team Chat -työkalut
Haastavinta yrityksesi perustamisessa verkossa on varmistaa, että viestintälinjat ovat avoinna tiimisi jäsenten välillä. Jotta yrityksesi olisi helpompi tavoittaa toisensa, sinun tulee lisätä arsenaaliisi useita verkkotyökaluja, kuten löysä tai Skype. Nämä chat-työkalut tuntuvat melkein siltä, että voit kävellä joukkuetoverisi pöydän luo ja kysyä nopean kysymyksen.
Yhteistyökalenterisovellus
Toinen haaste etäisyydelle tiimistäsi ja asiakkaistasi on tapaamisten ajoittaminen. Pilvipohjaisen kalenterin avulla voit jakaa muiden kanssa, voit lisätä kokouksia tiimisi jäsenten kalentereihin, asiakkaasi voivat estää konsultaatioiden ja tapaamisten ajan, ja kaikki osapuolet tietävät, mitä tapahtuu. Tämä eliminoi tapaamisten väärinkäytön sekä tapaamisten kaksoisvarauksen. Hubspot on loistava työkalu tähän, sillä se tarjoaa varauskalentereita ja muita online-elämää helpottavia ominaisuuksia!
Projektinhallintatyökalut
Projektinhallintaohjelmisto parantaa viestintää, vastuullisuutta ja organisaatiota, kun projektit ja tehtävät saadaan tehtyä tiimissäsi. Kun työntekijäsi työskentelevät etänä, oikean projektinhallintajärjestelmän avulla sinä ja esimiehisi voit suunnitella tehtäviä ja projekteja, määrittää niille eräpäivät ja luoda kuhunkin tehtävään liittyviä viestintävirtoja. Jokainen näkee projektin tilan ja tietää, kuka sitä johtaa, joten jos on kysyttävää tai huolenaiheita, tiedot ovat siellä.
Jotkut suosituimmista projektinhallintatyökaluista ovat Jira, Basecamp, Trello, Asana, Monday tai Teamwork. On olemassa niin monia erilaisia alustoja, jotka tarjoavat samanlaisia ominaisuuksia – joten voi kestää jonkin aikaa löytääksesi täydellisen sopivan sinulle ja tiimillesi.
Pilvipohjainen tiedostotallennus
Pilvipohjaisen dokumentinhallinnan avulla sinä ja tiimisi voitte luoda asiakirjoja ja ladata tiedostoja ja käyttää niitä selaimen kautta. Työntekijät voivat muokata tietoja, jättää kommentteja ja tehdä yhteistyötä eri puolilta maailmaa. Voit myös päivittää jakamisasetuksia antaaksesi asiakkaille tai toimittajille pääsyn asiakirjoihin ja tiedostoihin. Reaaliaikaisten, näkyvien muokkausten ansiosta sinun ei koskaan tarvitse huolehtia vanhentuneen Word-asiakirjan lähettämisestä sähköpostitse. Google Docs, Microsoft 365 ja Dropbox ovat kaikki suosittuja ja edullisia vaihtoehtoja yrityksellesi.
Customer Relationship Management (CRM)
Kun tiimisi työskentelee etänä, on helppoa menettää asiakkaan tiedot, unohtaa seurata liidiä tai olla jakamatta tärkeitä tietoja koko tiimille. Toinen suosituimmista etätyötyökaluistamme on asiakassuhteiden hallintaohjelma.
Helppokäyttöisen asiakassuhteen hallintatyökalun (CRM) käyttö, esim HubSpot, jonka avulla voit jakaa asiakastietoja, seurata liidejä, seurata viestintää ja rakentaa suhteita asiakkaisiisi yhdeltä alustalta. Useimmat CRM:t sisältävät:
- Asiakaskontaktien hallinta
- Liidien hallinta tietää, missä jokainen liidi on myyntiputkessasi tai suppilossasi
- Myynnin ennustaminen
- Myyntiraportit ja kojelaudat
- Päälähdeanalytiikka
- Työntekijöiden pikaviestit ja viestintä
- Sähköpostin synkronointi
- Tiedostojen ja sisällön lataukset
Lisäksi modernit CRM:t mahdollistavat markkinointiautomaation integroinnin, jotta kaikki asiakastietosi ovat yhdessä paikassa.
Markkinoinnin automaatio
Sinun on kyettävä tavoittamaan potentiaaliset ja olemassa olevat asiakkaasi samalla kun tavoitat uusia liidejä, ja markkinoinnin automaation avulla voit tehdä sen tehokkaasti ja tuloksellisesti. Yhden alustan kautta voit lähettää uutiskirjeitä jakaa yrityksesi tilapäivityksiä, julkaista sosiaalisessa mediassa ja luoda aloitussivuja, jotta voit saada uusia liidejä.
Yhtä tärkeää on, että saat markkinointiohjelmistostasi mitattavia tietoja, jotka osoittavat, mikä toimii ja mikä ei, ja antaa sinulle arvokasta tietoa asiakkaistasi ja liideistäsi. Lisäksi HubSpotin avulla voit liittää automaatiosi CRM:ään ja pitää kaikki tietosi yhdessä uskomattoman kätevässä paikassa.
Online ehdotusten ja sopimusten rakennustyökalu
Suosittelemme luomaan online-ehdotusten rakennustyökalun, jossa on digitaaliset allekirjoitusominaisuudet. Jotkut työkalut tarjoavat kehittynyttä analytiikkaa ja varoittavat myyntiedustajaasi, kun potentiaalinen asiakas tarkistaa paperityönsä.
CRM:ään voidaan liittää nykyaikainen sopimusten rakentamistyökalu, joka pystyy käsittelemään verkkomaksuja. Suosittelemme Panda Doc ja Ehdota. Molemmat muodostavat yhteyden HubSpotiin ja voivat automatisoida sisäisen sopimuksen hyväksymis- ja myyntiprosessisi.
Online-kirjanpito- ja laskutustyökalut
Vaikka suuri osa toiminnoistasi on katkaistu, sinulla on edelleen kuluja, joita sinun on kirjattava – palkat, toimistosi vuokrat jne., jotka sinun on kirjattava ja pystytkö edelleen tarjoamaan palveluja tai vastaanottamaan maksuja suunnitelman mukaisista palveluista. tulevaisuudessa sinun on voitava lähettää laskuja. Yksi elintärkeä toiminto mille tahansa yritykselle on laskujen ja palkanlaskennan seuraaminen.
Miksi tämä on yksi suosituimmista etätyötyökaluistamme? Pilvipohjainen kirjanpito sisältää mahdollisuuden lähettää laskuja, joissa on “Maksa nyt” -painike, jotta asiakkaat voivat maksaa vain luottokortilla. Yhdistämällä nämä kaksi toimintoa voit ylläpitää kirjanpitoasi ja saada maksuja helposti, jotta voit saada lähes välittömiä tuloja, mikä on tärkeää juuri nyt, kun liiketoiminta saattaa olla vähäistä. QuickBooks verkossa on yksi suosituimmista ratkaisuista, koska voit maksaa laskut, lähettää palkanlaskennan ja pysyä ajan tasalla verotiedoista yhdessä paikassa sekä pitää kirjaasi ja lähettää laskuja.
Yrityssivusto tai verkkokauppasivusto
Nyt kun enemmän toiminnoistasi on verkossa, enemmän ihmisiä vierailee verkkosivustollasi saadakseen tietoja tai ottaakseen sinuun yhteyttä. Vanhentunut, hidas sivusto, jota on vaikea navigoida ja jota on mahdotonta päivittää, tekee verkkotoiminnasta entistä haastavampaa. Saattaa olla aika a verkkosivujen uudelleensuunnittelu.
Harkitse siirtymistä kohtaan a sisällön hallintajärjestelmäkuten WordPress-sivusto. WordPress tekee verkkosivustosi päivittämisestä helppoa pitääksesi asiakkaasi ajan tasalla kaikista yrityksessäsi tapahtuvista muutoksista ja lisää samalla visuaalista houkuttelevuutta kuvien, videoiden ja puhtaan navigoinnin avulla.
Verkkosivustosi tulee olla yhteydessä CRM- ja puhelinjärjestelmääsi liidien käsittely- ja jakeluprosessin automatisoimiseksi.
Verkkosivustojen isännöintipalvelu
Verkkosivustollasi on asiakkaasi tarvitsemat tiedot, mutta tarvitset a turvallinen ja suojattu web-hosting-palvelu varmistaaksesi, että sivustosi on todella saatavilla verkossa ja käytettävissä. Vaikka saatavilla on lukemattomia isännöintivaihtoehtoja, sinun on varmistettava, että valitset suunnitelman, joka varmuuskopioi tietosi usein kaatumisen sattuessa, ratkaisee ongelmat nopeasti ja jos olet jaetulla palvelimella, sivustosi on varattu riittävästi resursseja, jotta se toimisi sujuvasti ja nopeasti.
Sähköpostin isännöintipalvelu
Sähköpostit ovat todennäköisesti ensisijainen viestintämuotosi seuraavien viikkojen (tai kuukausien) ajan, joten haluat järjestelmän, johon voit luottaa saadaksesi tarvitsemasi ja suodattaa sen, mitä et tarvitse. Hyvä verkkosähköpostipalveluntarjoaja, jonka avulla voit pitää yhteyttä missä tahansa, integroituu CRM- ja projektinhallintajärjestelmiisi ja suodattaa roskapostin, on olennaista johdonmukaisen viestinnän kannalta.
Online-faksityökalut
Vaikka faksaaminen ei ole enää yleinen viestintätapa, joskus se on edelleen välttämätöntä, esimerkiksi oikeudellisten tai taloudellisten asiakirjojen kanssa. Periaatteessa kaikki asiakirjat, jotka voit lähettää sähköpostitse, kuten Word-asiakirjat ja PDF-tiedostot, voidaan lähettää faksilaitteeseen. Tyypillisesti kirjaudut tilille kautta eFax tai vastaavalla alustalla, kirjoita faksinumero ja vastaanottaja, kirjoita kansilehtenä käytettävä viesti, liitä asiakirjasi ja lähetä se. Se tulostuu aivan kuten tavallinen faksi.
Loppusana: Parhaat etätyötyökalut yrityksille
Siirtyminen toimistoympäristöstä etätiimiin voi olla haastavaa, mutta oikean infrastruktuurin ollessa käytössä sen ei pitäisi viedä lainkaan aikaa. Tietokone, yrityksen verkkosivusto ja luotettava isännöinti ovat etätyöryhmien vähimmäisvaatimukset. Jos tarvitset apua näiden palveluiden käyttöönotossa tai sinulla on kysyttävää etäliiketoimintasi parantamisesta, ota yhteyttä web-suunnittelutoimistoomme!
About the Author
